Die Musikhochschule Lübeck (MHL) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz des Präsidiums
Vergütung
Umfang
Befristung
Beginn
Die MHL ist die einzige Musikhochschule des Landes Schleswig-Holstein. Hier studieren junge Menschen aus mehr als 40 Nationen. Die Assistenz des Präsidiums ist direkt dem Präsidium (Präsident, drei Vizepräsident:innen, Kanzler) zugeordnet. In dieser Funktion ist sie zentrale Kontaktstelle für alle Hochschulangehörigen, externe Personen und Organisationen.
Ihre Aufgaben:
Ihre Hauptaufgabe ist die Assistenz der Präsidiumsmitglieder. Sie entlasten das Präsidium durch Übernahme typischer, administrativer und organisatorischer Aufgaben, in dem Sie beispielsweise Korrespondenzen erledigen, Telefonate entgegennehmen, Termine und Meetings koordinieren. Sie organisieren Reisen, empfangen Besuchende des Präsidiums und sorgen für deren Bewirtung. Als zentrale:r Ansprechpartner:in erteilen Sie Auskünfte oder leiten die Anfragen an die Präsidiumsmitglieder weiter.
Im Stiftungsmanagement übernehmen Sie neben administrativen Tätigkeiten die Vorbereitung des Imbusch-Konzerts, bei dem Sie sicherstellen, dass alle organisatorischen Aspekte des regelmäßig stattfindenden Konzerts berücksichtigt werden. Neben Reiseplanung und internen Absprachen mit den beteiligten Sachgebieten ist viel Kommunikation gefragt.
Sie führen das Wettbewerbsbüro und begleiten in dieser Funktion diverse Wettbewerbe administrativ von der Planungsphase bis zum Abschluss. Zu den prestigeträchtigen Wettbewerben zählen unter anderem die Possehl-Musikpreise, der Stähler-Wettbewerb und der Buxtehude Wettbewerb. Neben Organisations- und Verwaltungsgeschick ist auch hier Kommunikation ein wesentlicher Erfolgsfaktor.
Anforderungsprofil:
- Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten
ODER
- eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Studium.
- Als Person mit kaufmännischer Berufsausbildung fühlen Sie sich insbesondere angesprochen, wenn Sie eine der folgenden Weiterbildungen abgeschlossen haben:
- Staatlich geprüfter Fachmann für Bürokommunikation/staatlich geprüfte Fachfrau für Bürokommunikation
- Fachwirt/in - Büro- und Projektorganisation
- Geprüfter Office-Manager/Geprüfte Office-Managerin oder Sekretär/Sekretärin
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position sowohl innerhalb der öffentlichen Verwaltung (Kommune, Land oder Hochschulen) als auch in der Privatwirtschaft sind von Vorteil.
- Adressaten- und situationsgerechtes Auftreten sowie Kommunikation.
- Hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- gute Englischkenntnisse und interkulturelle Kompetenz
- EDV-Affinität sowie die Bereitschaft, sich mit Veränderungen in den Benutzeroberflächen auseinanderzusetzen
- fundierte Anwenderkenntnisse des Microsoft-Office-Pakets
Geboten wird:
Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach den Vorschriften des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Vergütung richtet sich nach den tariflichen und persönlichen Voraussetzungen und kann bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L gewährt werden.
Darüber hinaus bieten wir:
- eine interessante, vielfältige und gemeinwohlorientierte Tätigkeit an einer international renommierten Hochschule.
- ein kulturell inspirierendes, internationales Arbeitsumfeld
- Kontakt zu Menschen aller Altersgruppen mit künstlerischen Interessen
- ein freundliches Arbeitsklima mit flacher Hierarchie und kurzen Entscheidungswegen
- ergänzende Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte (VBL)
- 30 Tage Urlaub im Jahr
- das Deutschlandticket für 30,10 € pro Monat sowie eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV
- vielfältiges Betriebssportangebot über den Hochschulsport (www.hochschulsport-luebeck.de)
- moderne Büroarbeitsplätze in architektonisch reizvollen, denkmalgeschützten Räumen
Die MHL setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein. Personen mit einer Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Die Musikhochschule Lübeck ist bestrebt, ein Gleichgewicht zwischen weiblichen und männlichen Beschäftigten zu erreichen. Wir bitten deshalb geeignete Frauen, sich zu bewerben und weisen darauf hin, dass Frauen bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt werden.
Wir möchten die Vielfalt der Biografien und Kompetenzen in der Musikhochschule fördern. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen, unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter sowie sexueller Identität. Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben, gleiches gilt für Menschen mit Kenntnissen in niederdeutscher, friesischer oder dänischer Sprache.